Mise à jour le 29 septembre 2022

Politique de remboursement des vols WestJet dans le cadre de la situation relative à la COVID-19

Dans ce guide, vous trouverez des détails sur la politique de remboursement des VOLS WestJet pour les changements d’horaires initiés par WestJet qui ont eu lieu pendant la pandémie de COVID-19.

CHANGEMENTS IMPORTANTS

Nous avons modifié nos options de remboursement libre-service pour les billets comportant une date de départ en 2022, peu importe la date d’émission. Vous pouvez désormais suivre notre processus de changement d’horaire dans le GDS ici.

Cette politique s’applique à ce qui suit :

• Aux billets WestJet 838.
• Pour les voyages effectués entre le 1^er février 2020 et le 31 décembre 2021, inclusivement.
• Tous les vols WestJet, y compris WestJet Encore.
• Les billets ouverts non utilisés et partiellement utilisés (crédits de voyage).

Veuillez prendre connaissance des processus et des foires aux questions ci-dessous.

Pour les scénarios de remboursement dans le GDS non liés à la COVID-19, veuillez vous référer aux liens ci-dessous.

Contenu

Scénarios de remboursement liés à la COVID-19 à partir d’une autre plateforme que le GDS

Processus de remboursement des vols par BSP/ARC

Ce qui suit s’applique aux demandes de remboursement dues à la COVID-19.

IMPORTANT : Les billets ayant EXPIRÉ ou ayant une date d’émission remontant à au moins deux ans ne peuvent plus être remboursés. Les fonds demeurent accessibles sous forme de crédit de voyage (jusqu’à l’expiration), mais ces fonds seront perdus si les billets sont expirés.

Modalités et conditions

• Le billet doit être émis de l’inventaire de billets WestJet (838).
• Le billet ne doit pas être expiré.
• Le billet n’a pas été émis il y a plus de deux ans.
• Le billet doit contenir au moins une date de vol entre le 1^er février 2020 et le 31 décembre 2021 inclusivement et l’une des situations suivantes doit être survenue :
  • Un changement d’horaire de plus de 90 minutes par rapport à l’heure de départ ou d’arrivée initiale.
  • Ou un changement d’itinéraire où au moins un arrêt a été ajouté.
  • Ou un voyage où au moins un segment de vol a été annulé par WestJet (UN, UC ou NO), sans vol de remplacement (TK).
• Il s’applique à tous les tarifs et à toutes les classes de service.
• La commission à la source sera révoquée au moment du remboursement.
• Le tarif et les taxes, y compris les frais YQ, peuvent être remboursés, à l’exception des taxes non remboursables. Si les taxes suivantes sont remboursées, une ADM sera émise.
  • Taxes non remboursables : L8 et DO pour Punta Cana (PUJ) et Puerto Plata (POP), Samana (AZS), La Romana (LRM).

Les modalités et conditions doivent être respectées, sinon le remboursement fera l’objet d’une note de débit d’agence (ADM) pour la valeur totale du billet ainsi que de frais ADMINISTRATIFS pouvant aller jusqu’à 200 dans la devise locale par billet.

Processus dans le GDSD

IMPORTANT : Les billets ayant EXPIRÉ ou ayant une date d’émission remontant à au moins deux ans ne peuvent plus être remboursés. Les fonds demeurent accessibles sous forme de crédit de voyage (jusqu’à l’expiration), mais ces fonds seront perdus si les billets sont expirés.

• Vérifiez et consultez vos rapports Partner Reports, fournis par WestJet en 2021, pour obtenir tout code d’exemption pertinent.
• Effectuez le remboursement dans votre GDS en entrant le code d’exemption dans le champ du code d’exemption de remboursement de votre GDS (BSP/ARC) ou dans IAR (ARC).
• La commission à la source sera révoquée au moment du remboursement.
• En cas d’impossibilité d’afficher les billets, lisez notre foire aux questions sur le dépannage.

Les modalités et conditions doivent être respectées, sinon le remboursement fera l’objet d’une note de débit d’agence (ADM) pour la valeur totale du billet ainsi que de frais ADMINISTRATIFS pouvant aller jusqu’à 200 dans la devise locale par billet.

Processus de remboursement de réservations par un agent de WestJet et par WestJet BIZ

IMPORTANT : Si votre demande n’est pas comprise dans les présentes conditions, elle ne sera pas traitée.

Important : Les billets ayant EXPIRÉ ou ayant une date d’émission remontant à au moins deux ans ne peuvent plus être remboursés. Les fonds demeurent accessibles sous forme de crédit de voyage (jusqu’à l’expiration), mais ces fonds seront perdus si les billets sont expirés.

Modalités et conditions

• Le billet doit être émis de l’inventaire de billets WestJet (838).
• Le billet ne doit pas être expiré.
• Le billet doit contenir au moins une date de vol entre le 1^er février 2020 et le 31 décembre 2021 inclusivement, et l’une des situations suivantes doit être survenue :
  • Un changement d’horaire de plus de 90 minutes par rapport à l’heure de départ ou d’arrivée initiale.
  • Ou un changement d’itinéraire où au moins un arrêt a été ajouté.
  • Ou un voyage où au moins un segment de vol a été annulé par WestJet (UN, UC ou NO), sans vol de remplacement (TK).
• Il s’applique à tous les tarifs et à toutes les classes de service.
• La commission à la source sera révoquée au moment du remboursement.
• Le tarif et les taxes, y compris les frais YQ, peuvent être remboursés, à l’exception des taxes non remboursables. Si les taxes suivantes sont remboursées, une ADM sera émise.
  • Taxes non remboursables : L8 et DO pour Punta Cana (PUJ) et Puerto Plata (POP), Samana (AZS), La Romana (LRM).

Processus pour agent de WestJet et pour WestJet BIZ

• Veuillez envoyer votre demande à TARefundsandTicketing@westjet.com
  • Renseignements détaillés à fournir : numéro ou numéros de billet, nom de l’invité, numéro IATA, numéro de téléphone de l’agence.
    • Plusieurs billets peuvent être compris dans un seul courriel.
  • NE PAS FOURNIR : les numéros de carte de paiement.
• Seuls les courriels des agences de voyages et des organisateurs de voyages/organisateurs de voyages d’affaires seront acceptés. Si un courriel est reçu directement d’un voyageur d’affaires ou du client de l’agence de voyages, il sera rejeté.

Processus de remboursement de siège présélectionné (EMD)

IMPORTANT : En cas d’EMD émis le 31 décembre 2020 ou avant cette date, veuillez suivre le processus ci-dessous. Autrement, si l’EMD a EXPIRÉ ou que la date d’émission remonte à plus d’un an, il ne peut plus être remboursé et les fonds seront perdus.

Modalités et conditions

• L’EMD doit être émis de l’inventaire de billets WestJet (838).
• L’EMD doit avoir été émis le 31 décembre 2021 ou avant cette date.
• Le tout s’applique à tous les EMD liés à la présélection de sièges émis par votre GDS.

Processus relatif aux EMD dans le GDS

• Envoyez un courriel à TARefundsandTicketing@westjet.com pour demander une note de crédit d’agence.
• Si votre demande est approuvée, une note de crédit d’agence sera accordée à l’agence IATA ayant émis les billets d’origine dans les 12 semaines suivant la demande.
  • Vous serez responsable du remboursement direct à votre client une fois la note de crédit d’agence accordée.

Foire aux questions

Q : À quelle date dois-je effectuer le processus de remboursement dans le GDS dans le cas des billets admissibles touchés par des changements d’horaires effectués par WestJet?

R : Le remboursement doit être effectué avant que les billets EXPIRENT ou que leur date d’émission remonte à au moins deux ans.

Q : Comment puis-je obtenir une copie de mon rapport Partner Report?

R : Tous les rapports Partner Report ont été fournis en 2021 et nous ne sommes plus en mesure de les fournir à nouveau. Veuillez voir auprès de vos équipes pour obtenir à la dernière copie de votre rapport fourni par WestJet.

Q : Qu’advient-il si mon agence a effectué la réservation par l’intermédiaire d’un groupeur ou d’une agence secondaire?
R : Le remboursement doit être traité uniquement par l’agence ayant émis les billets. Les codes d’exemption compris dans le rapport Partner Reports ne seront inclus que pour l’agence IATA ayant émis les billets.

Q : Pouvons-nous rembourser les taxes sur le billet, notamment les frais YQ?

R : Si les taxes sont remboursables en vertu des règles standards en matière de taxes, elles peuvent être remboursées en plus du tarif et des frais YQ.

Notez que les taxes suivantes ne sont pas remboursables : L8 et DO pour Punta Cana (PUJ) et Puerto Plata (POP), Samana (AZS) et La Romana (LRM).

Q : WestJet a annulé une partie du voyage de mon client (UN), sans remplacement (TK), mais le billet a maintenant comme statut « Vol manqué ». Un remboursement est-il quand même possible?

R : Depuis le 25 mars 2022, WestJet a rouvert tous les coupons de vol ayant un statut de vol manqué dont la date de vol se situe entre le 1^er février 2020 et le 31 décembre 2021. Si vous n’êtes tout de même pas en mesure de voir votre billet, cela signifie que ce dernier n’est plus actif et qu’il a été complètement supprimé de notre système. Nous ne pouvons plus rouvrir le ou les coupons à titre d’exception et les fonds liés au vol manqué demeureront perdus.

Q : WestJet révoquera-t-elle la commission à la source sur les billets remboursés?

R : Oui. Les billets remboursés à compter du 1^er janvier 2022 suivent les directives standards et sont assujettis à la révocation complète de la commission.

Q : Que faire en cas de problème lié à la carte de paiement ou au mode de paiement initial de mon client?

R : Les remboursements seront effectués selon le mode de paiement initial. Si la carte de paiement a expiré, une fois le remboursement effectué, votre client devra peut-être communiquer avec son établissement bancaire pour faire transférer les fonds. Cela s’applique à une carte qui a été compromise, perdue ou volée, dont le compte a été fermé, dont le titulaire est décédé, etc.

Q : Que se passe-t-il si mon client a soumis une rétrofacturation?

R : Aucun remboursement ne sera fourni si une rétrofacturation a été soumise ou est en attente.

Foire aux questions – Dépannage pour le GDS

Q : Lorsque j’essaie de traiter le remboursement du billet de mon client, je vois le message d’erreur « TICKET/DOCUMENT NOT FOUND » apparaître. Que dois-je faire?

R : Si vous n’êtes plus en mesure d’afficher le billet, cela signifie qu’il relève de l’un des scénarios suivants :

1. Le billet est expiré et les fonds sont perdus.
2. Le billet a le statut « Vol manqué » et les fonds sont perdus.
3. Le billet a précédemment fait l’objet d’un échange ou d’un remboursement et aucune autre action ne peut être entreprise.

Étant donné que le billet n’est plus actif, aucune action ne peut être prise. Veuillez éviter de communiquer avec nous pour connaître le statut du billet, car nous ne sommes pas en mesure de fournir d’autres détails sur le statut du billet.

Q : Lorsque j’essaie de traiter le remboursement de mon billet ouvert dans Sabre en utilisant la commande WFR, je vois le message d’erreur « TICKET/DOCUMENT NOT FOUND IN AIRLINE DATABASE-1—1151 » apparaître. Que dois-je faire?

R : Si vous ne pouvez pas afficher le billet sous la commande WFR, vous pouvez traiter le remboursement en utilisant la commande WFRR, suivie du code d’exemption fourni par WestJet. Pour obtenir des commandes ou des options supplémentaires pour traiter le remboursement, veuillez contacter Sabre.

Exemple de commande pour laquelle nous avons fourni le code « WAIVERCODE » : WFRR8381234567890‡RC/WAIVERCODE

Q : Que dois-je faire lorsque, dans GDS Apollo, j’essaie d’émettre de nouveau ou d’échanger mon billet ouvert qui a initialement été émis en 2019?

R : Travelport prend en charge les échanges de billets électroniques qui ont été émis au cours des deux dernières années. Dans ces cas, Travelport a conseillé d’échanger le billet en remplaçant son année d’émission par 2020 et en le soumettant de nouveau. Si vous avez d’autres questions ou si vous ne parvenez toujours pas à traiter l’échange, veuillez contacter Travelport.