Politique ADM

Note de débit d’agences

Contexte

WestJet publie sa politique concernant les notes de débit d’agences (ADM) afin de clarifier les circonstances dans lesquelles des ADM seront émises ainsi que les directives d’émission appliquées par WestJet. WestJet émet des ADM par le biais d’ARC Memo Manager et de BSP Link.

Les détails de la politique d’ADM de WestJet sont affichés ci-dessous.

Définitions et abréviations

1. Portée

1.1. WestJet émettra des ADM afin de collecter des montants ou ajuster des transactions d’agents liées à l’émission et à l’utilisation des documents de trafic WestJet, émis par, ou à la demande de l’agent, peu importe quels transporteurs sont inclus sur l’itinéraire du document de trafic WestJet.

1.2. WestJet auditera toutes les transactions afin d’identifier les pratiques non conformes. WestJet se réserve le droit d’émettre une facture mensuelle ou ADM (note de débit d’agence) afin de récupérer les coûts de réservation par segment plus les frais d’administration pour toute pratique non conforme.

2. Pratiques de WestJet

2.1. Les ADM seront émises selon le tableau ci-dessous sauf dans le cas d’abus ou de fraude.

2.2. WestJet avise les agents 30 jours à l’avance afin de revoir ou régler toute ADM.

2.3. Une ADM ayant une valeur de 10 $ CAN ou équivalente à ce montant ne sera pas émise. Cependant, s’il y a une pratique récurrente de moins-perçu (multiples cas de moins-perçus inférieurs à 10 $ CAN ou de valeur équivalente à ce montant) par un même agent (location IATA), WestJet peut hausser une ADM pour recouvrir les moins-perçus.

2.4. WestJet ou des agents représentants s’engagent à fournir toutes les informations possibles relatives à une ADM afin de s’assurer qu’elle spécifie clairement les détails entourant les raisons de la facturation.

2.5. Si WestJet hausse une ADM pour non-conformité avec les règles tarifaires, le principe général adopté sera celui de hausser le tarif au plus haut niveau tarifaire. Toute divergence concernant ce principe (ex. un montant fixe exigé en guise de pénalité) est communiquée à l’avance à l’agent par le biais de notes explicatives de tarification, par la poste ou par une autre forme de communication utilisée dans le marché en question.

2.6. Les règles de WestJet stipulent que tous les frais applicables doivent être perçus et liés au billet en question. Un refus de suivre cette procédure pourrait entraîner une perception par une ADM pour procédure non conforme.

2.7. WestJet s’engage à assumer les ADM rejetées ou contestées en temps opportun. Les agents avec un accès BSP Link peuvent contester une ADM par le biais de leur BSP Link pourvu que le différend soit signalé durant la période permise. Si WestJet est en désaccord avec le différend, une note explicative sera transmise à l’agent par le biais de BSP Link avant le rejet du différend. La note explicative accordera à l’agent une période de temps lui permettant d’ajouter des informations supplémentaires afin que WestJet réexamine le différend. Si WestJet ne reçoit pas de réponse à l’intérieur de la période de temps permise mentionnée dans la note explicative, l’ADM sera soumise à BSP Link pour règlement.

Les agents qui n’ont pas un accès BSP Link peuvent contester une ADM par courriel pourvu que le différend soit signalé durant la période permise. WestJet accusera réception du différend de l’agent par courriel. Si WestJet est en désaccord avec le différend, une note explicative sera transmise à l’agent. La note explicative accordera à l’agent une période de temps lui permettant d’ajouter des informations supplémentaires afin que WestJet réexamine le différend. Si WestJet ne reçoit pas de réponse à l’intérieur de la période de temps permise mentionnée dans la note explicative, l’ADM sera soumise pour règlement.

2.8. Si un agent conteste une ADM une fois qu’elle est incluse dans le règlement BSP, WestJet :

2.8.1. Accusera réception du différend dans les 30 jours qui suivent sa réception.

2.8.2. Enquêtera et communiquera sa décision sur le différend dans les 30 jours qui suivent sa réception. WestJet communiquera sa décision dans les 60 jours qui suivent le différend dans le cas où un agent aurait fourni des informations insuffisantes pour prouver l’existence du différend ou si la décision de la compagnie aérienne fait l’objet de plus amples considérations commerciales.

2.9. WestJet désire réduire les causes qui font hausser une assurance ADM et pour cette raison elle contactera les agents qui commettent, lors de transactions, un nombre fréquent d’erreurs de ce type qui sont considérées récurrentes ou dont la fréquence est considérée au-dessus de la moyenne. WestJet tentera de réduire ces problèmes de façon bilatérale avec les agents en question.

2.10. Les ADM ne font pas l’objet de commission (ex. un agent ne peut retenir une commission d’une ADM transférée à WestJet).

2.11. La politique de remboursement s’applique lorsque les réservations sont annulées conformément aux règles du tarif acheté. Les annulations qui ne sont pas effectuées conformément aux règles tarifaires occasionneront une ADM.

3. WestJet s’attend à ce que les agences de voyages :

3.1. adhèrent aux politiques de réservation et d’émission de billets CRS/GDS publiées sur le site Web de WestJet.

3.2. adhèrent aux règles tarifaires indiquées dans ATPCO.

3.3. entraînent leur personnel en ce qui a trait aux procédures ADM, à l’objectif des ADM et à la période de contestation en vigueur.

3.4. s’assurent, lors d’une contestation d’ADM, que la réponse est bien détaillée et que les faits à l’appui sont envoyés à WestJet par le biais du système de distribution Memo Manager d’ARC ou à l’adresse/numéro de télécopieur indiqué sur l’ADM.

3.5. ne contestent pas une ADM valable s’il y a une absence de preuve contraire.

3.6. contestent une ADM lors de la période de contestation BSP/ARC.

3.7. s’assurent que leurs coordonnées (téléphone, télécopieur, adresse électronique) sont à jour dans les systèmes BSP Link, Memo Manager ARC ou TIESS.

3.8. fournissent des coordonnées exactes en contestant une ADM dans BSP Link. Cela permettra à WestJet de contacter l’agent concernant le différend.

4. Commission, tarif et infraction en matière de taxes

4.1. Audit des ventes (Tarifs publiés et vendus)

4.2. Audit des remboursements

4.3. Audit d’échanges

5.0. Facturation de carte de crédit

Lorsqu’un agent de voyage accepte une carte de crédit comme mode de paiement d’un invité, WestJet s’attend que les directives suivantes soient prises en compte :

Pour les transactions face à face :

• Prendre une empreinte recto-verso de la carte en s’assurant que le numéro de carte, le nom du détenteur, la date d’expiration et la signature soient lisibles.
• Recueillir les coordonnées du détenteur, particulièrement les numéros de téléphone et l’adresse de facturation.
• Assurer que la signature sur la carte de crédit correspond à celle du contrat de vente lors de la finalisation de la transaction.
• Conserver tous les documents à l’appui de la vente.

Pour les transactions à distance : infraction

• Valider le numéro de vérification de carte (3 chiffres au verso des cartes Visa et Mastercard, 4 chiffres au recto des cartes Amex).
• Recueillir l’adresse de facturation du détenteur de la carte.
• Recueillir les numéros de téléphone du détenteur de la carte.
• Utiliser les services de vérification au possible.
• Conserver tous les documents à l’appui de la vente.